Een artefact (ook wel geschreven als artifact) (Latijn: ars = ‘kunst’; factum = ‘gemaakt’) is een kunstmatig verschijnsel, zo zegt Wikipedia.
In workshops is het een immens belangrijk onderdeel. Het is het tastbare resultaat van bloed, zweet en tranen (ok, bloed is optioneel). Het is het zichtbare dat overblijft als het stof is gaan liggen. Het zijn de dingen waarover je het nog kan hebben als de stemmen weggeëbd zijn.
Even terug naar de basis.
Wanneer mensen samenkomen, wordt er vaak gesproken. Gebabbeld. Verteld.
Technisch gezien is dat lucht die aan het trillen wordt gebracht en dan van stemband tot trommelvlies reist. Zodra de trilling is uitgetrild, stopt het. Einde verhaal. Thin air.
Op zich niet erg als het om één verhaal gaat of wanneer het om losse babbels gaat. Gesprekken aan de komende feesttafels mogen gerust wegdeemsteren nadat het trillen is gestopt. Wat belangrijk is, wordt wel onthouden.
Maar wanneer we op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier willen samenwerken, blijkt de stem zelden afdoende. Dan hebben we nood aan artefacten. Aan tastbare stukken waarnaar we kunnen teruggrijpen om het erover te hebben.
Te abstract?
Wel.
Ik geef wat voorbeelden.
- Brainstorm met 15 deelnemers. Hoe zorg je ervoor dat iedereen gehoord wordt én dat alle ideeën aan bod komen?
Artefacts. - Lego Serious Play. Hoe maak je fingerstorming echt?
Artefacts. - Retrospective: hoe zorg je dat je alle goede, slechte en te verbeteren zaken van vorige maand meeneemt en er iets mee doet?
Artefacts. - Hoe maak je een concrete toekomstplanning voor de komende 1000 dagen?
Artefacts. - Hoe maak je een actielijst voor de komende 100 dagen?
Artefacts.
Artefacts zorgen ervoor dat je tijdens de workshop je kan baseren op de ideeën, gedachten en vertelsels van de andere deelnemers, maar ook dat je na de workshop aan de slag kan. Zodat de inspanning van het moment de basis kan vormen voor verdere uitwerking. En dat iedereen heel duidelijk weet waarover het gaat. Het artefact waarvan sprake.
Stel je volgende situatie voor.
Een hele namiddag brainstorm.
4 uur werken, in groepen, divergerend, convergerend en stimulerend denken. De ideeënstroom is niet te stoppen, het enthousiasme is tomeloos. En dan, om 18u30 rinkelt de timer voor de laatste keer. Iedereen pakt in en vertrekt. Huiswaarts!
Geen notities, geen video, geen foto’s. Niets.
De volgende ochtend is er 85% weg. Van de ideeën, van de energie, van het enthousiasme.
Iedereen zakt weer in de waan van de dag, een namiddag is verspeeld.
Jammer.
Want er zat veel in. Veel ideeën (zelfs een paar echte goeie), veel energie en veel enthousiasme.
Stel je voor dat dat allemaal was meegenomen.
Dat er de volgende dagen nog wél kon worden verder gewerkt. Desnoods asynchroon of offline, maakt niet uit.
Hoe dat dat had kunnen lukken?
Juist.
Artefacts.
Documentatie van een workshop, in welke vorm dan ook, is een essentieel onderdeel.
Als facilitator sta ik er dan ook op om steeds een mooi gedocumenteerd eindresultaat af te leveren. Een eindresultaat waarmee gewerkt kan worden. Dat gebruikt kan worden om het erover te hebben.