Wanneer was de laatste keer dat je op voorhand besliste om een vergadering van een kwartiertje te doen? Of 45 minuten in plaats van de standaard blokken van een uur die je agenda steeds voorstelt? Waarschijnlijk niet afgelopen week of afgelopen maand.
Stel je de extra tijd eens voor die vrijkomt als je die extra meeting minuten begint te verzamelen…
Een van de zaken die ik in mijn achterhoofd hou als ik een vergadering vast leg (of wanneer ik mensen zich in mijn agenda laat zetten) is de wet van Parkinson.
work expands to fill the time allotted for its completion
Vrij vertaald: Werk vult de tijd die je ervoor opzij zet.
Als je hier over nadenkt bij het plannen van vergaderingen en bijeenkomsten, dan zal je zien dat ze een uur gaan duren als je er een uur voor blokkeert. Alsof iedereen perfect kan aanvoelen hoe lang 60 minuten duren. Reken daar nog wat koetjes en kalfjes bij en hoppa, een uur ging voorbij.
Stel je eens voor wat er gebeurt wanneer iedereen weet dat de meeting 30 minuten zal duren? Wat als je alle koetjes en kalfjes kan overslaan omdat iedereen goed is voorbereid, wat dat dan ook moet inhouden. Wat zou je doen met die extra 30 minuten?