Die ochtend
Oktober 2021, een kille vrijdagochtend, ergens op het internet. Het was de tweede online workshop me “mijn Team” uit het LEAD/LISA programma van Stanford. Ik was gekozen als workshop facilitator en ik had me dan ook voorgenomen om ondanks het vroege uur (6u00, op een vrijdagochtend) alle energie die mogelijk was in de strijd te gooien. Omdat een gelijk begrip van verwachtingen altijd helpt, stelde ik even dé vraag: “Wat willen jullie gaan doen en wat is volgens jullie de eerste stap die daarin nodig is?”.
Ik wachte even. Gaf hen tijd om de post-it’s in te vullen. En ik had vanalles verwacht, maar “First thing we need is an AI developer!” had ik niet kunnen dromen. Oei, dacht ik, als ze al in dat stadium zitten, wat doe ik hier dan nog?
“En wat moet die developer dan gaan bouwen?”
Het bleek om een platform te gaan. Dat mensen moest koppelen aan andere mensen zodat een duurzame samenwerking zou ontstaan. Met artificial intelligent match making.
“En wat moet die developer dan gaan bouwen?”, herhaalde ik mijn vraag.
Awel, die match making. Dat ik dat niet begreep.
OK, I see, zei ik.
Dan krijgen jullie nu 2 minuten om op zoveel post-it’s als je wil te noteren hoe die match making er moet uitzien.
De hoeveelheid post-it’s en verschillende invullingen spraken voor zich. Ieder van hen had een eigen idee over wat er moest gematcht worden. Wie er moest gematcht worden en hoe die match making moest gebeuren. 4 kapiteins die het probleem allevier op een andere manier interpreteerden en er hun eigen invulling aan gaven.
Misschien, zei ik, misschien is het handig om samen eerst te kijken naar het probleem. Zodat we daar allemaal dezelfde interpretatie aan kunnen geven.
Dezelfde invulling, hetzelfde begrip. Een gemeenschappelijke taal, zo je wil. Want anders gaan we steeds naast elkaar blijven praten. En misschien komen we dan wel tot een goede oplossing, maar weten we niet direct voor welk probleem…
En daarbij is het misschien ook wel goed om af te lijnen in welke richting we willen gaan. Waar we de focus gaan leggen.En zo werd onze tweede sessie na een uur besloten met een gemeenschappelijk begrip van het probleem. Het problem statement was geboren en zou de spil voor alle volgende sessie worden.
- Waarom doen we dit? [Problem Statement]
- Voor wie doen we dit? [Problem Statement]
- Waar ligt onze focus? [Problem Statement]
Problem statement oefening
Design Thinking is een probleemoplossende methode. Het kan ons vertellen of we de juiste oplossing hebben gedefinieerd, maar het kan ons niet vertellen of we in de eerste plaats het juiste probleem oplossen.
Door zakelijke vragen menselijk te maken en te beslissen of ze de investering waard zijn, kunnen we enorme hoeveelheden middelen, geld en tijd besparen.
Om het problem statement tot uiting te laten komen, volstaan een paar eenvoudige oefeningen. Er is geen juist of fout, alleen maar de wil om samen tot één welomschreven probleem te komen.
Door samen na te denken over de volgende vragen, creëren we een gemeenschappelijk beeld dat niet meer verkeerd kan worden geïnterpreteerd. Hoe meer detail, hoe levendiger, hoe beter.
Wie ervaart het probleem? Waarover gaat die ervaring? In welke context gebeurt het? Waarom is het interessant om het op te lossen? En interessant, is dat dan voor ons als bedrijf? Of voor degene die het probleem ervaart?
De antwoorden op die vragen worden daarna samengevoegd en in één problem statement gegoten. Deze probleemstelling wordt de noorderster van de komende workshops.
Wanneer iemand van het pad afwijkt, zal deze stelling helpen om hem weer in de juiste richting te laten nadenken.
Als facilitator is dit een enorm krachtige tool, maar voor de groep is een sterke problem statement van levensbelang.
Zelf aan de slag?
Om hiermee aan de slag te gaan, volstaat het om een assenkruis te tekenen. Iedereen krijgt een blok post-it’s, een pen en 3 minuten tijd voor elk kwadrant. Aan de facilitator om voor elk kwadrant de juiste vragen te stellen, de tijd in de gaten te houden en elke stap samen te vatten.
Liever samen aan de slag?
Dat kan! Samen bereiden we de workshop voor en daarna loods ik jouw team door de oefening. Met na één uur gegarandeerd een goede probleemstelling. Zodat jullie verder kunnen met de juiste focus en vooral: het juiste probleem kunnen oplossen.
